Att driva ett bemanningsföretag innebär ofta att jonglera komplexa scheman, många medarbetare och varierande uppdrag. Lägg till löneadministration i mixen och det blir tydligt att utmaningarna kan vara stora. För att hjälpa dig navigera dessa hinder har vi identifierat de sju vanligaste utmaningarna inom löneadministration och ger dig konkreta lösningar.

‍

1. Hantering av varierande arbetsscheman

Med medarbetare som arbetar olika skift, på olika platser och med olika tidsramar kan det vara svårt att hålla koll på alla scheman.

Lösning:

Använd digitala schemasystem som integreras med lönesystemet.

Implementera automatiserade tidsregistreringsverktyg för att minska risken för fel.

‍

2. Korrekt beräkning av OB-ersättning och tillägg

Olika kollektivavtal och regler för OB-ersättning kan göra löneberäkningen tidskrävande och komplex.

Lösning:

Se till att ditt lönesystem kan hantera olika kollektivavtal.

Skapa mallar och automatiska uträkningar för att spara tid och undvika manuella fel.

‍

3. Förseningar i tidrapportering

Om medarbetare inte rapporterar sin arbetstid i tid kan det leda till förseningar och felaktiga löner.

Lösning:

Inför strikta deadlines för tidrapportering.

Använd påminnelser via e-post eller appar.

Erbjud ett enkelt och användarvänligt system för tidrapportering.

‍

4. Hantering av olika anställningsformer

Bemanningsföretag har ofta både timanställda, visstidsanställda och tillsvidareanställda. Det ställer stora krav på flexibilitet i lönehanteringen.

Lösning:

Välj ett lönesystem som kan hantera olika typer av anställningsformer och kontrakt.

Håll en tydlig och uppdaterad dokumentation över varje anställds villkor.

‍

5. Förändringar i lagar och regler

Lagändringar och nya regler inom skatte- och arbetsrätt kan snabbt göra att befintliga processer blir inaktuella.

Lösning:

Prenumerera på uppdateringar från Skatteverket och andra relevanta myndigheter.

Samarbeta med en lönekonsult som har koll på lagförändringar.

‍

6. Kommunikation mellan avdelningar

Dålig kommunikation mellan rekrytering, kundansvariga och löneadministrationen kan skapa missförstånd och förseningar.

Lösning:

Implementera ett gemensamt system för informationsdelning.

Håll regelbundna möten för att stämma av arbetsflöden.

‍

7. Skalbarhet vid växande verksamhet

När bemanningsföretaget växer kan löneadministrationen bli en flaskhals om inte systemen och processerna är skalbara.

Lösning:

Investera i molnbaserade lösningar som kan anpassas efter verksamhetens storlek.

Outsourca delar av lönehanteringen till en expert för att minska arbetsbelastningen.

Löneadministration inom bemanningsföretag kan vara en komplex och krävande uppgift. Men med rätt verktyg, rutiner och samarbeten kan du effektivisera processerna och undvika vanliga fallgropar. Digitalisering, automatisering och utbildning är nycklarna till framgång.

‍

Behöver du hjälp med din lönehantering?

På Moneywise erbjuder vi skräddarsydda lösningar för bemanningsföretag. Kontakta oss idag och låt oss hjälpa dig spara tid och minska stressen kring löneadministrationen!

‍